ISPEZIONE - AUDIT

ISPEZIONE: L'UNICITA' DI FIT-ITALIA

Fit-Italia è un Organismo di Ispezione Accreditato secondo la Norma ISO 17020 con l'oggetto " Strutture , processi e prodotti di imprese operanti nel settore alimentare".

Fit-Italia ha ottenuto l'accreditamento secondo la norma ISO 17020 , ex EN 45004 , come Organismo di Ispezione di Tipo A per lo scopo " Strutture , processi e prodotti di imprese operanti nel settore alimentare" che colloca attualmente Fit-Italia in una posizione unica nel mercato Italiano.

Tale accreditamento infatti , mette Fit-Italia in condizione di rispondere ai requisiti previsti dall'art.5 del Regolamento 882 / 04 e dall'art.19 del Regolamento 765 / 08.

In base a quanto previsto da questi Regolamenti , Fit-Italia assume il ruolo di un soggetto al quale "...l'autorità competente può delegare compiti specifici riguardanti i controlli ufficiali.." (art.5 Regolamento 882) ed attribuisce ai suoi rapporti di ispezione per la valutazione della conformità un valore legale poiché "le autorità di vigilanza del mercato tengono debitamente conto di tali rapporti o certificati" (art.19 Regolamento 765).

A prescindere dagli sviluppi legali dell'accreditamento , Fit-Italia assume nel panorama nazionale una posizione di eccellenza come soggetto riconosciuto competente , autonomo ed indipendente nella attività di ispezione.

Con questo accreditamento , che recepisce pienamente lo spirito di indipendenza e competenza sanciti da tutta la legislazione comunitaria , si apre un nuovo capitolo nel percorso di Fit-Italia che è sicuramente precursore di una tendenza che negli anni si dovrà affermare ad ogni livello.

LA COMMISSIONE TECNICO SCIENTIFICA (CTS)

Al fine di garantire una sempre maggiore competenza , aggiornamento e credibilità degli interventi ispettivi , Fit-Italia ha istituito una Commissione Tecnico Scientifica nella quale sono presenti i più qualificati esperti italiani nei settori di :

Nella Commissione sono presenti 2 tipi di Esperti ovvero :

Grazie alle competenze della CTS Fit-Italia può garantire la verifica delle specifiche fornite dai clienti e la elaborazione di Specifiche Interne finalizzate alla esecuzione di valutazioni di conformità assolutamente indipendenti.

Le competenze sia degli ETS che degli ETO sono poi preziose per strutturare la formazione del personale ispettivo.

I SETTORI DI ATTIVITÀ

L'ISPEZIONE NEL RETAIL

Si tratta di un'attività molto specialistica che deve abbinare le capacità di verifica di base con quelle di comunicazione e di relazione personale poiché hanno come obiettivo oltre a quello di fotografare la situazione, di indurre la crescita ed il miglioramento.
La struttura delle aziende distributive (GDO - Ristorazione), tipicamente delocalizzata sul territorio, determina l'esigenza di affidare ad enti esterni specializzati l'esecuzione di attività di verifica che forniscano ai responsabili aziendali gli strumenti per valutare l'andamento dei sistemi di sicurezza e di qualità aziendali ed identificare rapidamente le situazioni di criticità e le priorità d'intervento.
Un servizio affidabile ed omogeneo costituisce il prerequisito per poter disporre di un quadro oggettivo della situazione ed indirizzare le risorse in modo oculato. La tipologia d'intervento è molto impegnativa e determina l'esigenza di disporre di un "serbatoio" umano molto ampio in modo tale da permettere una rotazione degli Ispezioneor garantendo prestazioni sempre di alto livello ed evitando l'"effetto abitudine" che appiattisce le prestazioni.
Eseguito con il sistema di chek list a punteggio, fornisce ai responsabili un quadro immediato e facilmente interpretabile dello stato di conformità del punto vendita.

Il Network di Ispettori

Il sistema di FIT-Italia si basa sull'attività di un gruppo di Ispettorir specializzati negli interventi nei punti vendita della GDO che ha seguito un percorso di formazione, affiancamento e qualifica che ne garantisce la competenza.
I Tutor senior garantiscono la crescita mediante affiancamento ed il costante monitoraggio di risorse nuove inserite per garantire la necessaria rotazione richiesta dalla tipologia di attività.
La Scuola di FIT-Italia - Fit-Ergos, che è lo strumento per garantire la continua alimentazione del "serbatoio" umano, attinge le migliori risorse dalle Università Italiane che vengono inserite in un percorso di formazione ed addestramento con qualifica finale.
Gli obiettivi della Scuola sono quelli di garantire omogeneità degli ispezione e costante aggiornamento degli ispezioneor sia sulle esigenze legislative sia su quelle dei principali clienti.

L'Ispezione Proficiency Test

È una novità assoluta, nata specificamente sulle esigenze della GDO che partendo dall'esperienza ormai consueta dei Laboratori di Prova, utilizza un sistema di Valutazione Comparativa delle Prestazioni degli Ispettori. Per questa ragione gli Ispettori utilizzati sono sottoposti ad un costante monitoraggio in base al quale le loro prestazioni vengono confrontate con i risultati ottenuti a diverso livello nei punti vendita e nelle regioni di appartenenza. Il confronto effettuato viene quindi filtrato con strumenti statistici capaci di tenere conto degli elementi di variabilità e d'incertezza legati al fenomeno.

Con questo tipo di strumento possono essere tenuti sotto controllo i comportamenti degli ispettori verificando l'efficacia e l'allineamento nelle diverse aree tematiche (strutture, igiene, qualità/merceologia etc.)
In base ai risultati dei Proficiency Test vengono attivate procedure di riesame periodico e riallineamento delle prestazioni.
In questo modo è possibile avere sotto controllo con continuità il comportamento degli ispettori ed intervenire nei casi in cui se ne determini l'esigenza. La possibilità di applicare la trasmissione dei risultati in tempo reale poi, consente di alimentare il monitoraggio con continuità e di intervenire sui casi di scostamento grave tempestivamente.
Di seguito è riportato un esempio di scheda di prestazione di ispettori che evidenzia una situazione di scarsa efficacia.

MODALITA' TRASMISSIONE DATI AUDIT

La trasmissione dei risultati di audit costituisce un elemento di criticità poiché l'esigenza è quella di disporre degli esiti sempre più “in tempo reale” in modo tale da poter intervenire tempestivamente sulle situazioni di scostamento dalla conformità al fine di minimizzare i rischi e tutte le conseguenze negative derivanti dalla loro gestione tardiva.
Al fine di ottimizzare il servizio, FIT-Italia adotta una innovativa procedura che prevede l'esecuzione dell'attività di audit mediante check list in formato elettronico  con item predefiniti e concordati con Cliente.
Tale soluzione permette la trasmissione dei risultati in tempo reale al cliente, la uniformazione dei commenti grazie al sistema “predefinito” e la semplice elaborazione statistica di tutti i dati.
L'utilizzazione del sistema basato su palmari portatili , consente anche la messa a disposizione degli auditor di dati, informazioni ed aggiornamenti tecnici e legislativi  mediante  accesso e consultazione  su supporto elettronico nel quale vengono anche archiviati  i referenziali dei Clienti con relative specifiche e  foto.
Tale sistema, abbinato alla costante formazione ed aggiornamento degli auditor, garantisce uniformità delle prestazioni, costante aggiornamento sia sulle tematiche tecniche che legali / normative e un servizio sempre di altissimo livello.
Prestazioni garantite dall'uso del palmare:

Compilazione della check list direttamente in formato elettronico.
Invio a fine visita del file in formato elettronico con le non conformità tramite connessione remota al server della sede centrale di FIT-Italia.
Gestione immediata del file audit mediante invio elettronico al Cliente e/o pubblicazione su server nello spazio intranet dedicato al Cliente
F.I.T. Italia mette a disposizione dei suoi Clienti  un servizio on line che permette di visualizzare in tempo reale, da un qualsiasi terminale collegato alla rete: 

F.I.T. Italia garantisce inoltre un servizio di warning mediante:

  invio di sms a numeri di cellulari indicati dal Cliente, in caso di superamento dei limiti di sicurezza concordati (es. presenza di patogeni, non conformità o Ko rilevati durante gli audit igienico sanitari)

STRUTTURA SPECIFICA DELL'INTERVENTO NELLA RISTORAZIONE

Le finalità e la tipologia dell'intervento ripercorrono quanto descritto a proposito dei Punti di Vendita della GDO applicando però gli schemi tipici delle aziende di ristorazione come descritti nello schema seguente.
Le esigenze dell'audit nella ristorazione derivano da due ordini di ragioni che sono costituite da un lato dagli adempimenti alla legislazione vigente nella applicazione del sistema HACCP e di rintracciabilità secondo quanto previsto dal Pacchetto Igiene e dal Regolamento 178 / 02 , dall'altro al soddisfacimento di requisiti specifici previsti da Capitolati di Appalto.
L'esigenza legata all'adempimento legislativo richiede un costante aggiornamento sulla evoluzione del panorama normativo comunitario e sulle tecniche di verifica e deve tenere conto di tutti gli aspetti che possono impattare la conformità dei processi e dei prodotti e la salute pubblica.
Per questa ragione il servizio audit si integra con quello di un costante aggiornamento e formazione del personale nonché degli schemi di intervento che toccano, oltre agli aspetti prettamente igienici, anche requisiti quali Allergeni, Etichettatura, Nutrizione, Packaging che rappresentano le maggiori problematiche emergenti.
L'intervento nei sistemi di ristorazione poi, parte dalla lettura, interpretazione ed applicazione secondo le modalità più efficaci e convenienti dei capitolati dei principali clienti.
Le modalità di intervento si articolano in tutte le fasi del processo di ristorazione ovvero :

Grazie alla struttura capillare ed organizzata col network di auditor e di Laboratori, FIT-Italia può garantire ai clienti tempestività di intervento, trasmissione dei risultati in tempo reale grazie all'innovativo sistema di rilevamento elettronico ed al Customer Service e presenza territoriale locale che può garantire il supporto anche nelle condizioni più critiche.
La gestione di reti di locali disperse nel territorio nazionale più di altre si avvantaggia della struttura ed organizzazione del servizio di FIT-Italia che è nata proprio su misura delle esigenze di aziende multi sito.
La organizzazione logista capillare poi, garantisce al cliente tempestività di intervento, qualità dei risultati e risparmio sui costi del servizio.

ATTIVITÀ DI AUDIT ED ISPEZIONE DIVERSE

Accanto alle attività di verifica delle conformità in base a specifiche sotto accreditamento , Fit-Italia svolge regolamente attività di audit ed ispezione a diversi livelli .

AUDIT FORMATIVI

La struttura delocalizzata dei siti aziendali delle aziende della GDO ha esigenza di risorse, capaci di trasmettere in periferia input aziendali in modo omogeneo. Questa tipologia di Audit privilegia la comunicazione ed il supporto all'adeguamento del punto vendita secondo un approccio formativo facilitando l'inserimento di nuove procedure o la revisione di quelle già in atto.
Tale attività viene condotta da personale qualificato e specializzato mediante una formazione gestita in parte secondo il sistema "Frontale" ed in parte mediante la tecnica dell'affiancamento.
Entrambe le modalità vengono condotte nel punto vendita in modo da rendere l'intervento formativo efficiente poiché non è richiesto l'allontanamento di addetti dal posto di lavoro e molto efficace poiché esemplifica tutti i contenuti teorici attraverso l'applicazione pratica.
Durante questi interventi poi, può essere fornito il supporto per l'introduzione, revisione e adeguamento del sistema documentale aziendale sul punto vendita in modo tale da renderlo specifico e farlo vivere agli addetti e responsabili mediante un approccio formativo applicativo.
Quando necessario possono essere strutturati in modo da soddisfare le esigenze legali di formazione sostitutiva del libretto sanitario.